ФН на 15 или 36 месяцев: кому какой фискальный накопитель нужен

Фискальный накопитель на 36 месяцев ставят на упрощённой системе налогообложения (УСН), ЕСХН, патенте и при оказании услуг — это требование пункта 6 статьи 4.1 закона 54-ФЗ. Накопитель на 15 месяцев нужен на общей системе налогообложения и в случаях-исключениях даже на спецрежиме: при продаже подакцизных товаров, сезонной работе, работе кассы в автономном режиме и совмещении спецрежима с общей системой. Ошибка в сроке приводит к отказу в регистрации кассы, поэтому срок ФН выбирают до покупки. Ниже — таблица по ситуациям, что изменилось после отмены ЕНВД и как купить кассу сразу с нужным накопителем.

Чем отличаются ФН на 15 и 36 месяцев?

Оба накопителя делают одно и то же: хранят и шифруют данные о каждом чеке и передают их через оператора фискальных данных в налоговую. Разница — в сроке действия ключей фискального признака. Когда срок заканчивается, касса перестаёт формировать фискальные документы, пока в неё не установят новый ФН. Другие причины блокировки и как вернуть кассу в работу — в статье «Почему блокируется онлайн-касса и как снять блокировку». Поэтому от срока зависит, как часто накопитель придётся менять и перерегистрировать кассу.

В старых инструкциях встречается срок 13 месяцев — так назывались накопители прежнего поколения. Сейчас короткий накопитель — на 15 месяцев, и именно он указан в вариантах касс в нашем каталоге.

Кто может использовать ФН на 36 месяцев?

Накопитель на 36 месяцев ставят продавцы на специальных налоговых режимах и все, кто оказывает услуги. Для них закон прямо требует срок ключей не менее 36 месяцев, если нет исключений из следующего раздела.

• УСН — «доходы» и «доходы минус расходы», ИП и организации. Что ещё указать в чеке на упрощёнке, разобрано в статье «Какая касса нужна ИП на УСН»; кассы — в разделе онлайн-кассы для УСН.
• Патентная система — подборка моделей в разделе онлайн-кассы для патента. Совмещение УСН и патента — тоже ФН на 36 месяцев.
• ЕСХН — единый сельскохозяйственный налог.
• Услуги — салоны, мастерские, автосервисы, доставка и другие исполнители, которые принимают оплату за работу, а не за товар.

Для ИП без наёмных работников правила те же, отдельных сроков ФН для них нет — подробнее в статье «Нужна ли онлайн-касса ИП без работников». Готовые варианты касс для предпринимателей — в подборке касс для ИП.

Когда нужен ФН на 15 месяцев, даже на УСН или патенте?

Короткий накопитель нужен в пяти ситуациях. Если у вас хотя бы одна из них, ФН на 36 месяцев не подойдёт, даже если вы на упрощёнке.

1. Общая система налогообложения. На ОСН ставят ФН на 15 месяцев. Это касается и ООО, и ИП — подробнее в статье «Нужна ли ООО онлайн-касса и какую выбрать».
2. Подакцизные товары — алкоголь, в том числе пиво, и табак. Здесь ФН на 15 месяцев при любом налоговом режиме. Кассы для продажи алкоголя — в разделе онлайн-кассы для ЕГАИС.
3. Сезонная работа — например, летнее кафе или точка, которая работает несколько месяцев в году.
4. Касса в автономном режиме — без передачи чеков в ОФД, в местностях, отдалённых от сетей связи.
5. Совмещение спецрежима с общей системой, например УСН и ОСН.

Какой ФН нужен в вашей ситуации?

Если продаёте маркированные товары, кроме срока важен формат фискальных документов: нужен накопитель с ФФД 1.2 и касса, которая с ним работает, — подборка в разделе онлайн-кассы с ФФД 1.2. Какой сканер понадобится для кодов маркировки — в статье «Какой сканер нужен для „Честного знака“».

Что изменилось после отмены ЕНВД?

ЕНВД отменён с 2021 года, поэтому статьи о накопителях «для вменёнщиков» устарели. Бывшие плательщики ЕНВД перешли на УСН или патент и ставят ФН по общим правилам спецрежимов — на 36 месяцев, если нет исключений: подакцизных товаров, сезонной работы, автономного режима или совмещения с общей системой. Какие ещё нормы 54-ФЗ действуют сейчас — в статье «Закон об онлайн-кассах: что требует 54-ФЗ от продавца».

Что будет, если поставить накопитель не того срока?

Ошибка в сроке накопителя приводит к отказу в регистрации кассы. Купленный ФН придётся заменить на подходящий, а продажи не начнутся, пока касса не зарегистрирована. Поэтому сначала определяют режим налогообложения и ассортимент, потом выбирают накопитель. Как пройти регистрацию — в статье «Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой», а если не хотите разбираться сами — закажите регистрацию ККТ у нас: подберём накопитель под ваш режим и зарегистрируем кассу.

Как купить кассу сразу с нужным накопителем?

Большинство моделей в каталоге продаётся в трёх вариантах: без накопителя, с ФН на 15 месяцев и с ФН на 36 месяцев. Вариант выбирают на странице модели — у АТОЛ в названии так и указано: «с ФН 1.2 15 мес.» или «36 мес.». Модели, у которых сейчас в продаже все три варианта:

Какой тип кассы подходит вашему бизнесу — в статье «Как выбрать кассовый аппарат для малого бизнеса». Договор с ОФД удобно брать на тот же срок, что и накопитель: у большинства операторов в разделе коды активации ОФД есть коды на 15 и на 36 месяцев. Тогда продление ОФД и замена накопителя совпадают по времени.

Когда менять накопитель и что делать со старым?

Новый ФН готовят за одну-две недели до окончания срока, чтобы не останавливать продажи. Перед заменой проверяют, что все чеки переданы в ОФД, закрывают архив накопителя, ставят новый и перерегистрируют кассу. Старый накопитель не выбрасывают: владелец кассы хранит его пять лет. Порядок по шагам — в статье «Как заменить фискальный накопитель», а когда при этом нужна перерегистрация — в статье «Когда нужна перерегистрация ККТ». Можно не делать всё самому: замена фискального накопителя в Москве — на месте или в нашем офисе.

Коротко

• ФН на 36 месяцев — УСН, ЕСХН, патент и услуги.
• ФН на 15 месяцев — общая система, подакцизные товары при любом режиме, сезонная работа, автономный режим, совмещение с общей системой.
• Маркированные товары — накопитель и касса с ФФД 1.2.
• Не тот срок — отказ в регистрации кассы.
• Кассу удобно покупать сразу с накопителем нужного срока, а тариф ОФД — на тот же срок.

Вопросы и ответы